L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che ai fini del processo di conservazione dei registri e libri contabili fiscalmente rilevanti tenuti con sistemi informatici è necessaria l’apposizione di un riferimento temporale sul pacchetto di archiviazione. Per i registri e libri contabili tenuti con sistemi informatici l’imposta di bollo dovuta è determinata sulla base del numero di registrazioni contabilizzate e versata tramite modello F24 (Risposta 12 aprile 2021, n. 236)

La tenuta e la conservazione di documenti fiscalmente rilevanti – tra cui libro giornale e libro degli inventari, scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, scritture ausiliarie di magazzino, registro dei beni ammortizzabili e registri prescritti ai fini IVA – costituiscono concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità.
Con lo scopo di semplificazione degli adempimenti è stata introdotta la previsione secondo la quale “la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare, in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.
In questo modo il Legislatore ha esteso l’obbligo di stampa cartacea soltanto all’atto del controllo e su richiesta dell’organo procedente, già previsto limitatamente ai registri dell’IVA, a tutti i registri contabili tenuti in via meccanizzata o elettronica. Inoltre, per la tenuta in forma elettronica è stata ampliata la validità a qualsiasi supporto.

L’Agenzia delle Entrate chiarisce che la semplificazione riguarda la “tenuta” dei documenti fiscalmente rilevanti, e non incide sul processo di “conservazione“.
Restano invariate, quindi, le disposizioni in materia di conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti, i quali devono rispettare i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità, e devono essere conservati in modo tale che:
a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
Ai fini del processo di conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti è richiesta l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. In tal modo si realizza la chiusura del processo di conservazione, che deve essere effettuata al massimo entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
Una specifica deroga al suddetto termine è stata introdotta dal cd. “Decreto Sostegni” con riferimento al periodo d’imposta in corso al 31 dicembre 2019, per il quale il processo di conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti può essere effettuato entro il sesto mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

In altri termini, qualora, nel rispetto della legislazione vigente, i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico:
a) ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
b) entro tale momento (terzo/sesto mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) vanno posti in conservazione con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione se in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati) in caso contrario.

Per quanto riguarda le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari, l’Agenzia delle Entrate osserva che, in linea generale, l’imposta di bollo per la tenuta del libro giornale, del libro inventari e delle altre scritture contabili deve essere assolta fin dall’origine, nella misura di euro 16,00, per ogni cento pagine o frazione di cento pagine.
Nell’ipotesi in cui la tenuta dei registri contabili e dei libri sociali, indipendentemente dalla successiva conservazione, avvenga in modalità elettronica occorre far riferimento alla specifica normativa relativa ai documenti informatici.
Pertanto, l’imposta di bollo:
– è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse;
– è corrisposta con versamento tramite Modello di pagamento F24, con modalità esclusivamente telematica, utilizzando il codice tributo “2501”;
– è pagata in un’unica soluzione entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio, relativamente agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l’anno.